La respuesta breve
Usa un buzón personal para el correo y acceso de una persona; un alias para otra dirección que entregue en un destino existente; un grupo para distribuir mensajes; y un buzón compartido cuando varias personas necesiten el mismo buzón e historial.
Una dirección como support@yourcompany.com puede parecer igual al cliente en todos los casos. Cambian dónde se guarda el mensaje, quién lo ve y cómo responde el equipo. Elige según el trabajo que hay detrás de la dirección.
Usa un alias para una dirección adicional
Un alias resulta útil cuando una persona o buzón gestiona varias direcciones. Por ejemplo, hello@ y contact@ pueden llegar al mismo buzón, sin crear una bandeja independiente para cada dirección pública.
Un alias no es una cuenta independiente ni guarda un historial propio. Tampoco concede por sí solo permiso para enviar desde esa dirección. Confirma la configuración del remitente antes de usarlo para responder.
Usa un grupo para distribuir mensajes
Un grupo sirve para que un mensaje llegue a varios destinatarios, como los avisos al equipo. Cada persona gestiona su copia. No crea un lugar común para saber quién ha atendido una conversación de un cliente.
Antes de añadir destinatarios externos, valora si el contenido debe salir de la organización. Revisa los miembros cuando alguien entre o salga del equipo.
Elige la configuración más sencilla que te sirva
Si una persona responde a todo, empieza con un buzón personal y alias. Si todos necesitan una copia pero no un historial común, considera un grupo. Si varias personas coordinan respuestas, usa un buzón compartido y acordad quién atiende cada conversación.
Un buzón compartido es una herramienta de colaboración por correo. No ofrece automáticamente asignación de tickets, informes de tiempos de respuesta ni un nivel de servicio de mesa de ayuda. Si necesitas esas funciones, evalúalas por separado.
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